Whistleblowerordning

Politiken er senest opdateret: 2024-26-09
Godkendt af: Board of Directors

Formål
Triarca A/S har forpligtet sig til de højest mulige standarder for åbenhed, ærlighed og ansvarlighed. Formålet med denne politik er at give Triarcas interne og eksterne interessenter en ramme for rapportering af formodet uredelighed i virksomheden uden frygt for gengældelse.

Formålet er også at opfordre alle medarbejdere og andre interessenter til at rapportere formodede eller faktiske overtrædelser af virksomhedens politikker, interne rutiner eller love, så uregelmæssigheder kan afhjælpes, før der opstår større skader.

Triarca sigter mod at opnå og opretholde en virksomhedskultur, hvor rapportering af fejl opmuntres og værdsættes.

Politikken er vedtaget af Triarcas bestyrelse den 23. marts 2022.

Politikken er i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter brud på EU-retten.

Anmeld en forseelse - Hvem kan indsende en rapport
En whistleblower er en person, der rapporterer fejl i virksomhedens drift. En rapport kan afgives af medarbejdere, leverandører, entreprenører, underleverandører, selvstændige, frivillige og praktikanter, aktionærer og personer, der indgår i en virksomheds administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan, der er aktive i virksomheden. Denne politik gælder også for personer, der tidligere har været ansat i Triarca, hvis forseelsen er sket under ansættelsen, og personer, der endnu ikke er startet hos Triarca, hvor der er indhentet oplysninger om forseelser under rekrutteringsprocessen eller andre forhandlinger forud for indgåelse af en aftale.

Hvad kan indberettes
Whistleblower-systemet er til at rapportere faktiske eller formodede uredeligheder inden for Triarcas gruppe og brud på love og regler. De indberettede oplysninger skal have interesse for en bredere kreds af personer, ikke kun whistlebloweren, og der skal også være en legitim interesse i, at oplysningerne kommer ud. En whistleblower behøver ikke at have solide beviser for at udtrykke en mistanke, men anmeldelsen skal være foretaget i god tro (dvs. have rimelig grund til at tro, at oplysningerne om rapporterede brud var sande på indberetningstidspunktet).

Eksempler på forseelser og brud på love og regler:

• Afvigelser fra Triarcas Code of Conduct eller andre interne politikker og rutiner
• Mistanke om korruption eller interessekonflikter
• Utilstrækkelig produktsikkerhed
• Utilstrækkelig håndtering af persondata
• Miljøovertrædelser
• Andre overtrædelser af EU-lovgivningen eller national lovgivning

Triarcas whistleblower-system er en fortrolig rapporteringskanal, hvorigennem en whistleblower har lov til anonymt at rejse bekymringer om forseelser. Systemet leveres og administreres af den uafhængige eksterne part DLA Piper Denmark. Indberetning kan ske 24 timer i døgnet, året rundt. Udover den webbaserede løsning kan rapporter også afgives via et fysisk møde eller mundtligt via en telefonlinje.

Den anonyme rapporteringsfunktion tilgås via:

https://whistleblowersoftware.com/secure/952a6836-a224-4bd7-8a16-6f2753bb4a17

Telefonlinje: +45 33 34 08 63 eller +45 33 34 00 65 åbent fra 09:00 – 15:00

Ved indberetning af en forseelse opfordres whistlebloweren kraftigt til at give så mange detaljer som muligt, da det vil muliggøre en grundig og præcis undersøgelse.

Hvad sker der, efter at en rapport er blevet indsendt. Alle bekymringer og klager modtaget gennem whistleblower-systemet vil straks blive undersøgt af DLA Pipers erfarne specialister. DLA Piper vil give en indledende vurdering og anbefaling af indkommende sager og sende rapporten til Whistleblower-udvalget i Triarca.

Hvis den anmeldte adfærd er kvalificeret som en whistleblower-sag, sender Whistleblower-udvalget sagen sammen med klare anbefalinger om handlinger til bestyrelsesformanden. Afhængig af sagens karakter vil spørgsmålet blive yderligere efterforsket internt, overgivet til politiet eller andre retshåndhævende myndigheder eller være genstand for uafhængig og ekstern efterforskning. DLA Piper og Whistleblower-udvalget sikrer, at en rapport ikke videresendes til nogen inden for Triarca, som kan være underlagt rapporten.

Bekræftelse på, at sagen er modtaget - Feedback på trufne foranstaltninger
Whistlebloweren vil snarest muligt og senest inden for 3 måneder modtage tilbagemelding på foranstaltninger.

Indberetning til myndighed
Rapporterende personer bør primært benytte Triarcas rapporteringskanal. Rapporterende personer kan også rapportere uredelighed til en ekstern rapporteringskanal leveret af en myndighed, hvis det ikke anses for hensigtsmæssigt at bruge Triarcas rapporteringskanal.

Det er også muligt at anmelde forhold til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning. Det er valgfrit, om du vil anmelde et forhold til DLA Piper eller til Datatilsynet.

Vi opfordrer dig dog til at bruge den eller de interne rapporteringskanaler ovenfor, hvis sagen kan løses hurtigt og effektivt af virksomheden selv, og du vurderer, at der ikke er nogen risiko for, at du møder forhindringer eller oplever konsekvenser ved at foretage intern rapportering.
Du kan læse mere om Datatilsynets whistleblowerordning og hvordan du bruger den via følgende link https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kommende-whistleblowerordning.

Beskyttelse mod gengældelse
Triarca anvender en nultolerance over for gengældelse mod enhver, der rapporterer forseelser i god tro. Whistleblowere vil ikke blive holdt ansvarlige for brud på fortrolighed, forudsat at personen på tidspunktet for indberetningen havde rimelig grund til at antage, at rapporteringen af oplysningerne var nødvendig for at afsløre den rapporterede forseelse, i overensstemmelse med gældende lovgivning. Personer, der bevidst rapporterer ukorrekte eller vildledende oplysninger, er ikke beskyttet mod gengældelse.

Anonym og fortrolig indberetning
Whistleblower-systemet leveres af en ekstern partner for at sikre anonymitet og fortrolighed. Whistleblowere kan vælge at være anonyme, og løsningen vil sikre deres anonymitet, hele vejen fra indberetning over dialog, eventuel opfølgning og undersøgelse. Alle oplysninger, der afsløres under undersøgelsen, vil forblive fortrolige, undtagen når det er nødvendigt for at gennemføre undersøgelsen og træffe eventuelle afhjælpende foranstaltninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Personoplysninger vil kun blive behandlet, hvis det er nødvendigt for at følge op på den anmeldte sag. Kun personer, der er udpeget til at modtage, følge op og give feedback på indberetninger, kan have adgang til personoplysningerne. Personoplysningerne i indberetningerne slettes, når oplysningerne ikke længere er nødvendige eller senest to år efter, at sagen er afsluttet.