Whistleblower-Verordnung

Die Richtlinie wurde zuletzt aktualisiert: 2024-26-09
Genehmigt durch: Vorstand

Zweck
Triarca A/S hat sich zu den höchstmöglichen Standards der Offenheit, Ehrlichkeit und Verantwortlichkeit verpflichtet. Der Zweck dieser Richtlinie ist es, den internen und externen Stakeholdern von Triarca einen Rahmen zu bieten, in dem sie mutmaßliches Fehlverhalten innerhalb des Unternehmens melden können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
Außerdem sollen alle Mitarbeiter und andere Interessengruppen ermutigt werden, vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien, interne Verfahren oder Gesetze zu melden, damit Unregelmäßigkeiten behoben werden können, bevor größerer Schaden entsteht.
Triarca ist bestrebt, eine Unternehmenskultur zu schaffen und aufrechtzuerhalten, in der das Melden von Fehlverhalten gefördert und geschätzt wird.

Die Richtlinie wurde vom Vorstand von Triarca am 23. März 2022 angenommen.
Die Richtlinie steht im Einklang mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht melden

Meldung eines Fehlverhaltens - Wer kann eine Meldung einreichen
Ein Whistleblower ist eine Person, die Fehler im Betrieb eines Unternehmens meldet. Eine Meldung kann von Mitarbeitern, Lieferanten, Auftragnehmern, Subunternehmern, Selbstständigen, Freiwilligen und Praktikanten, Aktionären und Mitgliedern des Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgans eines Unternehmens, die in dem Unternehmen tätig sind, gemacht werden Diese Richtlinie gilt auch für Personen, die zuvor bei Triarca beschäftigt waren, wenn das Fehlverhalten während des Beschäftigungsverhältnisses aufgetreten ist, sowie für Personen, die noch nicht bei Triarca beschäftigt sind, wenn Informationen über Fehlverhalten während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen erhalten wurden.

Was kann gemeldet werden
Das Whistleblower-System dient dazu, tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten innerhalb der Triarca Gruppe sowie Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften zu melden Die gemeldeten Informationen müssen für einen größeren Personenkreis von Interesse sein, nicht nur für den Whistleblower, und es muss auch ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe der Informationen bestehen Ein Whistleblower muss keine stichhaltigen Beweise haben, um einen Verdacht zu äußern, aber die Meldung muss in gutem Glauben erfolgt sein (d.h. er muss vernünftige Gründe haben, zu glauben, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung wahr waren).

Beispiele für Fehlverhalten und Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften
- Abweichungen vom Verhaltenskodex von Triarca oder anderen internen Richtlinien und Verfahren
- Verdacht auf Korruption oder Interessenkonflikte
- Unzureichende Produktsicherheit
- Unzureichender Umgang mit personenbezogenen Daten
- Umweltvergehen
- Andere Verstöße gegen EU- oder nationales Recht

Das Whistleblower-System von Triarca ist ein vertraulicher Meldeweg, über den ein Whistleblower anonym Bedenken über Fehlverhalten äußern kann. Das System wird von der unabhängigen externen Partei DLA Piper Denmark bereitgestellt und verwaltet. Die Meldung kann 24 Stunden am Tag und das ganze Jahr über erfolgen. Neben der webbasierten Lösung können Meldungen auch bei einem persönlichen Treffen oder mündlich über eine Telefonleitung abgegeben werden.

Die anonyme Meldefunktion ist zugänglich über
https://whistleblowersoftware.com/secure/952a6836-a224-4bd7-8a16-6f2753bb4a1

Telefonleitung: +45 33 34 08 63 oder +45 33 34 00 65, geöffnet von 09:00 - 15:0

Bei der Meldung eines Fehlverhaltens wird dem Hinweisgeber dringend empfohlen, so viele Details wie möglich anzugeben, da dies eine gründliche und genaue Untersuchung ermöglicht.

Was geschieht, nachdem eine Meldung eingereicht wurde? Alle Bedenken und Beschwerden, die über das Whistleblower-System eingehen, werden sofort von den erfahrenen Spezialisten von DLA Piper untersucht DLA Piper gibt eine erste Bewertung und Empfehlung der eingehenden Fälle ab und leitet den Bericht an den Whistleblower-Ausschuss in Triarca weiter.

Wenn das gemeldete Verhalten als Whistleblower-Fall eingestuft wird, leitet der Whistleblower-Ausschuss den Fall zusammen mit klaren Handlungsempfehlungen an den Vorstandsvorsitzenden weiter Je nach Art des Falles wird die Angelegenheit intern weiter untersucht, an die Polizei oder andere Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet oder einer unabhängigen und externen Untersuchung unterzogen DLA Piper und der Whistleblower-Ausschuss stellen sicher, dass eine Meldung nicht an Personen innerhalb von Triarca weitergeleitet wird, die von der Meldung betroffen sein könnten.

Bestätigung, dass der Fall eingegangen ist - Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen
Der Whistleblower erhält so bald wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 3 Monaten, eine Rückmeldung über die getroffenen Maßnahmen.

Meldung an Behörden
Meldepflichtige Personen sollten in erster Linie den Meldekanal von Triarca nutzen Meldepflichtige Personen können Fehlverhalten auch über einen externen Meldekanal einer Behörde melden, wenn sie die Nutzung des Meldekanals von Triarca nicht für angemessen halten.
Es besteht auch die Möglichkeit, Angelegenheiten an die dänische Datenschutzbehörde zu melden Die dänische Datenschutzbehörde ist eine öffentliche Behörde, die ein externes Whistleblower-System betreibt. Es ist Ihnen freigestellt, ob Sie eine Angelegenheit an DLA Piper oder an die dänische Datenschutzbehörde melden möchten.

Wir ermutigen Sie jedoch, die oben genannten internen Meldewege zu nutzen, wenn die Angelegenheit schnell und effizient vom Unternehmen selbst gelöst werden kann und Sie der Meinung sind, dass Sie bei einer internen Meldung nicht Gefahr laufen, auf Hindernisse zu stoßen oder Konsequenzen zu erleiden

Mehr über das Whistleblower-Programm der dänischen Datenschutzbehörde und wie Sie es nutzen können, erfahren Sie unter folgendem Link (Dänish) https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kommende-whistleblowerordning

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen
Triarca verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Vergeltungsmaßnahmen gegen jeden, der in gutem Glauben ein Fehlverhalten meldet Whistleblower werden für Verstöße gegen die Vertraulichkeit nicht haftbar gemacht, sofern die Person zum Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zu der Annahme hatte, dass die Meldung der Informationen notwendig war, um das gemeldete Fehlverhalten in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht aufzudecken Personen, die wissentlich falsche oder irreführende Informationen melden, sind nicht vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt.

Anonyme und vertrauliche Meldung
Das Whistleblowing-System wird von einem externen Partner bereitgestellt, um Anonymität und Vertraulichkeit zu gewährleisten Hinweisgeber können sich dafür entscheiden, anonym zu bleiben, und die Lösung gewährleistet ihre Anonymität auf dem gesamten Weg von der Meldung über den Dialog bis hin zu möglichen Folgemaßnahmen und Untersuchungen. Alle Informationen, die während der Untersuchung aufgedeckt werden, bleiben vertraulich, es sei denn, sie sind für die Durchführung der Untersuchung und die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht erforderlich.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn dies für die Weiterverfolgung des gemeldeten Falls erforderlich ist. Nur Personen, die für den Empfang, die Weiterverfolgung und die Rückmeldung von Berichten bestimmt sind, haben Zugang zu den personenbezogenen Daten. Die personenbezogenen Daten in den Berichten werden gelöscht, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch zwei Jahre nach Abschluss des Falls.